Algemene voorwaarden Evoqia BV

In de huidige Algemene Voorwaarden wordt gebruik gemaakt van de volgende definities:

“Leverancier”: Evoqia, besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid, met vennootschapszetel te 2600 Antwerpen, Posthofbrug 6-8 Bus 5/169, ingeschreven in de Kruispuntbank van de Ondernemingen onder het nummer BE0883403942, opererende onder de commerciële benaming ‘EVOQIA’.

“Opdrachtgever”: de natuurlijke of rechtspersoon die als klant contracteert met Evoqia.

1 Voorwerp

1.1. De Leverancier levert een digitaal platform, inclusief licenties, ontwikkelingen, hosting en support. Het digitaal platform wordt op maat ontwikkeld maar is gebaseerd op standaard frameworks zoals gespecifieerd in het Contractvoorstel.

1.2. Er wordt een implementatie-traject gestart met als doel de Applicatie Omgeving in de organisatie van de Opdrachtgever breed te implementeren. Deze projectplanning kan worden bijgestuurd in functie van specifieke noden (“agility” principe) en wordt in onderling overleg beheerd in de applicatie Monday.com.

1.3. De Leverancier zorgt voor het onderhoud, het moderniseren conform de algemene evolutie van de technologie van zowel de Applicatie-omgeving als de dienstverlening.

1.4. De vergoeding voor het uitvoeren van de dienstverlening is beschreven in het bijgevoegde document “Contractvoorstel”.

2 Toepassingsgebied en totstandkoming van de overeenkomst

2.1 Onverminderd de toepassing van eventuele door beide partijen ondertekende bijzondere voorwaarden die zijn opgenomen in een afzonderlijke, schriftelijke overeenkomst, zijn de bepalingen van deze Raamovereenkomst toepasselijk op de gehele relatie tussen de partijen. Eventuele algemene voorwaarden van de Opdrachtgever vinden geen toepassing.

2.2 De offertes van Leverancier die hij richt aan Opdrachtgever zijn vrijblijvend en niet-bindend van aard. Niet schriftelijk bevestigde orders van een Opdrachtgever binden Leverancier evenmin.

2.3 Tussen Leverancier en de Opdrachtgever komt pas een specifieke overeenkomst m.b.t. een bepaalde opdracht tot stand (i) door ondertekening van de offerte door beide partijen binnen een termijn van 30 (dertig) dagen na datum van de offerte, dan wel (ii) na de uitdrukkelijke en schriftelijke aanvaarding van een bestelling/opdracht van de Opdrachtgever of (iii) nadat Leverancier uitvoering geeft aan de overeenkomst.

3 Leverings- en/of uitvoeringstermijnen

3.1 De door Leverancier opgegeven leverings- en/of uitvoerings¬termijnen zijn indicatief en zonder enige resultaatsverbintenis in hoofde van Leverancier, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen werd.

3.2 Vertraging in de levering en/of uitvoering kan in geen geval recht geven op annulering van een bestelling of schade-vergoeding voor de Opdrachtgever, noch tot opschorting van betaling of niet-betaling van de prijs.

3.3 Overeengekomen termijnen worden in ieder geval verlengd ingevolge eventuele vertragingen te wijten aan de Opdrachtgever, een derde of overmacht en dit zonder enige schadevergoeding.

4 Prijzen

4.1 Tenzij de partijen schriftelijk een andere vergoedingsregeling overeenkomen, zal Leverancier de diensten en/of producten leveren tegen de prijs die in de bevestigde offerte tussen Leverancier en de Opdrachtgever wordt overeengekomen.

4.2 Alle prijzen zijn exclusief BTW. De prijs wordt gemaakt op basis van de gegevens die in het bezit zijn van Leverancier. Indien achteraf blijkt dat de door de Opdrachtgever verstrekte gegevens, op basis waarvan de prijs tot stand is gekomen, niet correct waren of intussen zijn gewijzigd, zal dit aanleiding geven tot een herziening van de prijs. Indien achteraf blijkt dat er bijkomende maatregelen moeten worden genomen, die op datum van de offerte niet gekend waren, zal dit eveneens aanleiding geven tot een herziening van de prijs.

4.3 De prijzen die Leverancier in haar offerte meedeelt zijn steeds definitief voor de duur van het contract, tenzij anders vermeld. Alle prijzen zijn exclusief BTW. In geval van stijging van de loonkost (volgens loonindex) en/of aankoopprijzen en/of andere prijscomponenten van Leverancier uitgedrukt in Euro, zal Leverancier van rechtswege gerechtigd zijn de prijzen overeenkomstig aan te passen met onmiddellijke ingang.

5 Facturatie – Betaling

5.1 Tenzij schriftelijk anders overeengekomen zijn de facturen van Leverancier betaalbaar binnen de 15 (vijftien) dagen na factuurdatum.

5.2 Eventuele klachten betreffende de levering of prestaties kunnen niet als reden worden aangevoerd om betaling van facturen op te schorten of te vertragen.

5.3 Het gebrek aan protest van een factuur per aangetekend schrijven binnen de 21 (éénentwintig) dagen te rekenen vanaf de factuurdatum, houdt de aanvaarding in van de factuur en de erin vermelde bedragen, producten en diensten.

5.4 De betalingen worden gedaan te Antwerpen (België). Elke factuur die niet tijdig aan Leverancier betaald wordt, zal van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling verhoogd worden met een forfaitaire schadevergoeding gelijk aan 10 % van het openstaande bedrag (met een minimum van € 250), evenals met een conventionele nalatigheidsintrest van 10 % per jaar op het verschuldigde bedrag vanaf de vervaldatum van de factuur, zonder afbreuk te doen aan het recht van Leverancier om de effectief geleden schade in zulk geval integraal te vorderen van de Opdrachtgever.

5.5 De niet-tijdige betaling van een factuur aan Leverancier heeft van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling tot gevolg dat alle openstaande niet-vervallen schuldvorderingen op de Opdrachtgever onmiddellijk integraal opeisbaar worden en dat Leverancier – zonder tot voorafgaande ingebrekestelling en enige schadevergoeding gehouden te zijn en zonder afbreuk te doen aan de overige rechtsmiddelen waarover hij beschikt – het recht heeft elke verdere levering aan en/of prestatie voor de betrokken Opdrachtgever op te schorten totdat deze laatste alle openstaande bedragen (inclusief intresten en schadebeding) aangezuiverd heeft. Dit schorsingsrecht in hoofde van Leverancier bestaat bij elke inbreuk op de verplichtingen van de Opdrachtgever uit hoofde van een overeenkomst en/of deze Raamovereenkomst, alsook elke handeling van de Opdrachtgever die op ernstige wijze het imago en de reputatie van Leverancier schaadt.

5.6 Bij niet-tijdige betaling of in geval van enige andere contractuele inbreuk door de Opdrachtgever behoudt Leverancier zich bovendien het recht voor om de betrokken overeenkomst te ontbinden in het nadeel van de Opdrachtgever. Dit gebeurt door kennisgeving van de wil tot ontbinding bij aangetekend schrijven aan de Opdrachtgever waarin de Opdrachtgever een remediëringstermijn van 7 (zeven) dagen wordt gegeven. De Opdrachtgever zal van rechtswege gehouden zijn Leverancier volledig te vergoeden voor alle rechtstreekse en onrechtstreekse schade die door Leverancier geleden wordt bij ontbinding van de overeenkomst door Leverancier of ingeval van éénzijdige verbreking van een overeenkomst door de Opdrachtgever.

6 Beperking aansprakelijkheid

6.1. Leverancier is niet aansprakelijk voor onrechtstreekse, immateriële of gevolgschade ten gevolge van tekortkomingen in de naleving van zijn verplichtingen, tenzij in geval van zware of opzettelijke fout in zijn hoofde. De totale (contractuele en buitencontractuele) aansprakelijkheid van Leverancier is te allen tijde beperkt tot het totale bedrag dat aan de Opdrachtgever door Leverancier gefactureerd werd gedurende de laatste 3 (drie) maanden voor verkoop en levering van de goederen en diensten die in rechtstreeks verband staan met het schadegeval, waarbij een reeks van samenhangende en/of met elkaar verband houdende gebeurtenissen worden gezien als één gebeurtenis.

6.2. Zonder afbreuk te doen aan wat voorafgaat, zal de schade toerekenbaar aan Leverancier in principe verholpen worden in natura, door vervanging of herstelling. Wanneer herstel in natura onmogelijk is of een onredelijke werklast met zich meebrengt, zal Leverancier de prijs van de betreffende goederen en/of diensten terugbetalen aan de Opdrachtgever rekening houdend met het genot dat de Opdrachtgever al heeft gehad van de goederen en/of diensten.

7 Licenties van derde partijen

7.1. Leverancier levert licenties op software van derde partijen aan de Opdrachtgever zoals gespecifieerd in de betreffende offerte. De Opdrachtgever gaat steeds een rechtstreekse contractuele relatie aan met de betreffende derde partij. Tenzij partijen uitdrukkelijk anders overeenkomen, wordt de software van derde partijen uitsluitend in uitvoerbare vorm geleverd.

7.2. De gebruiksvoorwaarden van standaardsoftware die niet door Leverancier wordt ontwikkeld maar die in het kader van de overeenkomst aan de Opdrachtgever in licentie wordt gegeven, zullen door de Opdrachtgever worden nageleefd zoals uiteengezet in de softwarelicentie. De Opdrachtgever erkent de software enkel voor zijn eigen interne bedrijfsprocessen te gebruiken. De Opdrachtgever erkent uitdrukkelijk dat hij enkel een licentie verwerft op de software, zonder enig eigendomsrecht. De Opdrachtgever mag onder geen enkel beding de software afstaan, in concessie geven, verpanden of op enigerlei wijze bezwaren met een zakelijk recht. De Opdrachtgever zal de eigendomsvermeldingen op de programma’s en gebruikshandleidingen in goede staat onderhouden, en erop toezien dat de vertrouwelijkheid van de software wordt geëerbiedigd. De Opdrachtgever zal Leverancier vrijwaren voor de gevolgen van elke eventuele inbreuk op zulke voorwaarden.

7.3. Leverancier zal ervoor zorgen dat een kopie van de softwarelicentie aan de Opdrachtgever wordt verstrekt of anderszins aan de Opdrachtgever ter beschikking wordt gesteld, hetzij via de website van de softwareleverancier of anderszins teneinde de overeenkomst met de derde partij, softwareleverancier, tot stand te laten komen. De Opdrachtgever dient ervoor te zorgen dat alle personen die de door Leverancier geleverde software van derde partijen gebruiken zich houden aan de voorwaarden van de softwarelicentie.

7.4. De Opdrachtgever erkent dat de softwarelicentie rechten en ver¬plichtingen schept tussen de Opdrachtgever en de soft-ware¬leverancier, en dat Leverancier geen partij is bij de software¬licentie. De voorwaarden zoals opgenomen in de service level overeenkomst van zulke softwareleverancier zullen in dit kader eveneens van toepassing zijn op de Opdrachtgever.

7.5. Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, zijn de vergoedin¬gen voor de softwarelicenties onderworpen aan een jaarlijkse vooruitbetaling, verschuldigd binnen 30 (dertig) dagen na ont¬vangst van een factuur van Leverancier hiertoe. De Opdracht¬gever erkent en stemt er uitdrukkelijk mee in dat licentie¬vergoedingen in geen geval kunnen worden terugbetaald door Leverancier. Na ontvangst van de betaling zal de licentie worden geactiveerd.

7.6. De dienstverlening door Leverancier in verband met de software van derde partijen, wordt aan de Opdrachtgever aangerekend in regie op basis van het alsdan geldende uurtarief. De diensten door Leverancier in verband met software van derde partijen worden op een zogenaamde best effort basis geleverd, en zullen in geen geval een resultaatsverbintenis uitmaken in hoofde van Leverancier.

8 Intellectuele eigendomsrechten

8.1. De applicatie-omgeving bij de Opdrachtgever wordt gebouwd op basis van standaard software of programmeertalen. Met respect voor de licentierechten van elke component zijn alle specifieke aanpassingen in opdracht van de Opdrachtgever het exclusieve eigendom van de Opdrachtgever.

8.2. De softwareproducten van Leverancier (zoals bijvoorbeeld, doch niet beperkt tot de Evoqia Portal) kunnen eveneens deel uitmaken van de offerte en worden in zulk geval aangepast aan de wensen van Opdrachtgever (schermopbouw, look & feel, gebruikte business processen, …).

8.3. De Opdrachtgever kan de softwareproducten van Leverancier uitsluitend voor eigen gebruik verder ontwikkelen. Onder geen beding mag deze broncode ter beschikking van derden worden gesteld, met of zonder betaling.

9 Informatie

9.1. Om de diensten te kunnen verlenen, dient de Opdrachtgever Leverancier gegevens te verstrekken via de overeengekomen kanalen, op de overeengekomen tijdstippen en met de overeengekomen frequentie. Alles wat partijen over elkaar vernemen in het kader van de uitvoering van deze Raamovereenkomst, beschouwen zij als vertrouwelijke informatie. De Opdrachtgever zal Leverancier geen gegevens bezorgen die inbreuk maken op enig recht van een derde.

10 Gegevensbescherming

10.1. De Opdrachtgever garandeert Leverancier dat hij het recht heeft om alle persoonsgegevens die hij krachtens of in verband met de overeenkomst aan Leverancier bezorgt, te verwerken en aan Leverancier mag bezorgen.

10.2. De Opdrachtgever verstrekt aan Leverancier, en Leverancier verwerkt, op grond van of in verband met de overeenkomst, alleen persoonsgegevens met inachtname van de toepasselijke wetgeving.

10.3. Leverancier verwerkt de persoonsgegevens van of aangeleverd door de Opdrachtgever alleen gedurende de duur van de overeenkomst en niet langer dan 30 (dertig) dagen na het einde van de overeenkomst.

10.4. Leverancier en de Opdrachtgever nemen passende technische en organisatorische maatregelen om een passend niveau van beveiliging van de persoonsgegevens van de Opdrachtgever te waarborgen.

11 Overmacht

11.1. Leverancier is niet verantwoordelijk voor de niet-uitvoering of de vertraging in de uitvoering van zijn verplichtingen voortvloeiende uit een overeenkomst met de Opdrachtgever, indien er zich een situatie van overmacht voordoet. Onder overmacht wordt verstaan de onmogelijkheid tot nakoming van een verbintenis als gevolg van onder meer oorlog, oproer, natuurrampen, overheidsmaatregelen, werkstakingen, arbeidsconflicten, brand, tekort aan vervoersmiddelen, uitzonderlijke verkeershinder, beperkingen in het energie¬verbruik, machinebreuk, ziekte, fouten of vertragingen te wijten aan derden zoals leveranciers of onderaannemers van Leverancier, beslissingen of interventie van overheidswege en fouten en vertragingen te wijten aan derden.

11.2. Indien de uitvoering van de overeenkomst wegens overmacht niet kan plaatsvinden, zal Leverancier de Opdrachtgever hiervan op de hoogte brengen binnen een termijn van 2 (twee) dagen na aanvang van de overmachtssituatie (tenzij dat niet mogelijk is als gevolg van de overmachtssituatie).

11.3. Indien de overmacht slechts tijdelijk van aard is, zal Leverancier alsnog aan alle verplichtingen voldoen vanaf het moment dat dit redelijkerwijs weer mogelijk is. Wanneer blijkt dat de uitvoering van de overeenkomst niet meer mogelijk is, behoudt Leverancier zich het recht voor de overeenkomst te beëindigen, zonder dat dit aanleiding kan geven tot enige schadevergoeding ten aanzien van de Opdrachtgever of derden. Eventuele door Leverancier reeds geleverde producten of diensten, zullen alsnog gefactureerd en betaald worden.

12 Duur en beëindiging

12.1. Een overeenkomst tussen de Opdrachtgever en Leverancier wordt afgesloten voor een duur van 36 maanden, tenzij anders gespecifieerd in de offerte. De overeenkomst wordt telkens stilzwijgend verlengd voor eenzelfde periode en opeenvolgende periode en onder dezelfde voorwaarden, tenzij indien: (a) een partij minstens twee maanden voor de einddatum van de lopende termijn aan de andere partij per aangetekend schrijven meedeelt dat zij zich verzet tegen dergelijke verlenging; of (b) Leverancier minstens 8 (acht) weken voor de einddatum van de lopende termijn aan de Opdrachtgever schriftelijk ter kennis brengt dat zij akkoord gaat met een verlenging doch tegen nieuwe voorwaarden, die ineens mee overgemaakt worden aan de Opdrachtgever. Laatstgenoemde beschikt dan over een termijn van 30 (dertig) dagen vanaf de verzending van de voormelde kennisgeving om alsnog per aangetekend schrijven aan Leverancier te melden dat hij zich verzet tegen een verlenging tegen die nieuwe voorwaarden. Indien de Opdrachtgever dergelijk schrijven niet (tijdig) verstuurt, wordt de betrokken overeenkomst verlengd tegen de nieuwe voorwaarden.

12.2. De beëindiging van de overeenkomst kan nooit aanleiding geven tot de terugbetaling van reeds betaalde licentie- en/of hosting vergoedingen, welke door Leverancier op jaarbasis afgerekend worden met de Opdrachtgever.

12.3. De beëindiging van de overeenkomst is van geen invloed op de overeenkomst met derde partijen softwareleveranciers die voortduren volgens de in die overeenkomst bepaalde modaliteiten.

13 Voortijdige beëindiging van de overeenkomst

13.1. Zonder afbreuk te doen aan de overige rechtsmiddelen waarover zij beschikt en voor zover wettig mogelijk, behoudt Leverancier zich het recht voor elke overeenkomst van rechtswege, onmiddellijk, zonder ingebrekestelling te beëindigen door middel van een kennisgeving bij aangetekend schrijven aan de Opdrachtgever, zonder een opzegtermijn in acht te nemen en zonder schadevergoeding verschuldigd te zijn, in de volgende gevallen: (i) indien de Opdrachtgever, ondanks een schriftelijke ingebrekestelling waarbij een termijn van 7 (zeven) werkdagen in acht wordt genomen, in gebreke blijft met de nakoming van één of meerdere uit de overeenkomst voortvloeiende verplichtingen, (ii) bij staking van betaling of (de aanvraag van) een faillissement door de Opdrachtgever, (iii) bij vereffening of stopzetting van de activiteiten van de Opdrachtgever, (iv) indien de zeggenschap over de Opdrachtgever wijzigt, (v) indien Leverancier gegronde redenen heeft om eraan te twijfelen dat de Opdrachtgever zijn verplichtingen jegens Leverancier wel zal nakomen, indien bijvoorbeeld, doch zonder exhaustief te willen zijn, uit een financiële backgroundcheck zou blijken dat de Opdrachtgever insolvabel is.

13.2. In geval van dergelijke voortijdige beëindiging van een overeenkomst is de Opdrachtgever gehouden tot betaling van de diensten en/of producten die reeds uitgevoerd en/of geleverd werden.

13.3. Ook is hij gehouden tot vergoeding van de kosten, interesten en schade die door Leverancier geleden wordt, met een forfaitair minimum van 30% van de overeengekomen prijs onder de overeenkomst inclusief BTW, zonder afbreuk te doen aan het recht van Leverancier om een hogere schadevergoeding te eisen indien hij aantoont dat haar schade dit minimumbedrag overstijgt en worden alle vorderingen van Leverancier op de Opdrachtgever onmiddellijk opeisbaar.

14 Algemeen

14.1. Iedere partij (de “Ontvangende Partij”) erkent dat de andere Partij (de “Overdragende Partij”) vertrouwelijke en/of bedrijfseigen materialen met betrekking tot de activiteiten van de Overdragende Partij heeft overgemaakt of zal overmaken. Dergelijke informatie omvat, onder meer doch niet beperkt tot, informatie die betrekking heeft op de technologie, bedrijfsgeheimen, knowhow, bedrijfsactiviteiten, plannen, strategieën, klanten en prijzen van de Overdragende Partij, en informatie ten aanzien waarvan de Overdragende Partij contractuele of andere vertrouwelijkheidsverplichtingen heeft en/of waarvan de Ontvangende Partij weet of redelijkerwijs moet weten dat de Overdragende Partij deze als vertrouwelijk of eigendomsrechtelijk beschermd beschouwt.

14.2. Elke partij verbindt zich ertoe om:
(i) De vertrouwelijke informatie geheim te houden en niet geheel of gedeeltelijk openbaar te maken aan andere personen dan (i) met voorafgaande schriftelijke toestemming van de Overdragende Partij, of (ii) haar werknemers, directeur, onderaannemers en adviseurs die op de hoogte moeten zijn van deze vertrouwelijke informatie met als enig doel de naleving van haar verplichtingen uit hoofde van de overeenkomst. De Ontvangende Partij zorgt ervoor dat deze personen gebonden zijn door geheimhoudingsverplichtingen die niet minder streng zijn dan die welke in de overeenkomst zijn vastgelegd;
(ii) de Vertrouwelijke Informatie uitsluitend te gebruiken met betrekking tot de overeenkomst en zich te onthouden van het gebruik van dergelijke Vertrouwelijke Informatie op een wijze die de Overdragende Partij kan schaden; en
(iii) dezelfde zorgvuldigheid aan de dag te leggen die ze zelf hanteert om haar eigen informatie van soortgelijke aard te beschermen, maar in ieder geval niet minder dan een redelijke zorg om de vertrouwelijkheid van dergelijke vertrouwelijke informatie te waarborgen en te voorkomen dat een derde partij de vertrouwelijke informatie gebruikt of toegang heeft tot de vertrouwelijke informatie.

14.3. Niettegenstaande alle andere bepalingen van de overeenkomst heeft Leverancier het recht om gegevens en andere informatie te verzamelen en te analyseren met betrekking tot het gebruik en de prestaties van verschillende aspecten van de goederen en/of diensten en gerelateerde systemen en technologieën, met inbegrip van maar niet beperkt tot (geanonimiseerde) Opdrachtgevergegevens. Leverancier is vrij om (i) dergelijke informatie en gegevens te gebruiken tijdens en na de duur van de overeenkomst om de diensten te verbeteren en voor andere ontwikkelings-, diagnose- en correctiedoeleinden in verband met de diensten, en (ii) dergelijke gegevens openbaar te maken op voorwaarde dat dergelijke informatie de vertrouwelijke informatie of Opdrachtgevergegevens van de Opdrachtgever niet direct of indirect identificeert.

15 Toepasselijk recht

15.1. Elke overeenkomst tussen Evoqia en de Klant wordt uitsluitend beheerst door het Belgisch recht. In geval van betwisting zijn alleen de Rechtbanken van Antwerpen bevoegd.